Tablas de Retención Documental TRD
Definición de TRD Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Definición de TRD Producción Circulación Almacenamiento Disposición Final
Definición de TRD La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
Definición de TRD El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión y aplicación.
Beneficios de las TRD Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:
o Administrativos
o Archivísticos
Beneficios de las TRD
o Facilitan el manejo de la información.
o Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
o Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
o Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Administrativos :
Beneficios de las TRD
o Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
o Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
o Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Administrativos :
Beneficios de las TRD
o Permiten el manejo integral de los documentos
o Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
o Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
o Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Archivísticos:
Beneficios de las TRD
o Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
o Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
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