viernes, 1 de abril de 2011

organizacion de archivo

Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre,   fecha,  número,  lugar geográfico o asunto.    Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución.

Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda.
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores,  a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.    Los más usados son:    Alfabético,  Cronológico,  Geográfico,  por Asuntos y Numérico.


ARCHIVO ALFABÉTICO.    Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.    Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espíndola Reyes Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  etc.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.



ARCHIVO CRONOLÓGICO.    Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día.

ARCHIVO GEOGRÁFICO.    Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad,  Estado o País.

ARCHIVO POR ASUNTOS.    Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.


ARCHIVO NUMÉRICO.    Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,  llamado también Alfa-numérico.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.

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