domingo, 10 de abril de 2011

tablas de retencion documental

Tablas de Retención Documental TRD
Definición de TRD Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Definición de TRD Producción Circulación Almacenamiento Disposición Final
Definición de TRD La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
Definición de TRD El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión y aplicación.
Beneficios de las TRD Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:
o    Administrativos
o    Archivísticos
Beneficios de las TRD
o    Facilitan el manejo de la información.
o    Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
o    Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
o    Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Administrativos :
Beneficios de las TRD
o    Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
o    Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
o    Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Administrativos :
Beneficios de las TRD
o    Permiten el manejo integral de los documentos
o    Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
o    Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
o    Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Archivísticos:
Beneficios de las TRD
o    Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
o    Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

viernes, 1 de abril de 2011

organizacion de archivo

Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre,   fecha,  número,  lugar geográfico o asunto.    Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución.

Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda.
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores,  a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.    Los más usados son:    Alfabético,  Cronológico,  Geográfico,  por Asuntos y Numérico.


ARCHIVO ALFABÉTICO.    Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.    Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espíndola Reyes Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  etc.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.



ARCHIVO CRONOLÓGICO.    Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día.

ARCHIVO GEOGRÁFICO.    Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad,  Estado o País.

ARCHIVO POR ASUNTOS.    Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.


ARCHIVO NUMÉRICO.    Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,  llamado también Alfa-numérico.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.